Aplicabilidade da EAP/WBS (o Coração do seu Projeto)
Desenvolvido por Fernando de Medeiros
Publicado em 04 de Agosto de 2018
Com o objetivo de aprimorar conhecimentos a respeito de WBS/EAP seguem alguns esclarecimentos:
Definição
Em Gerenciamento de Projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS), é uma decomposição hierárquica orientada a entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto. Cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A EAP ou WBS é decomposta em pacotes de trabalho. (fonte: PMBOK 3ª. Edição)
Muitas literaturas indicam a WBS como “O Coração do Projeto”, pois serve como predecessora para entregas relevantes do projeto. Exemplos: Cronograma, Matriz de Responsabilidade, Matriz de Risco, Fluxo de Caixa do Projeto, Dicionário da EAP, entre outros.
Principais Regras
Cada Pacote de Trabalho deve identificar uma Entrega; Cada Pacote de Trabalho deve possuir pelo menos um par em seu nível (dentro da hierarquia); A EAP deve ser representada por ondas, estágios ou áreas especialistas; Não devemos utilizar Verbo na EAP. Cada Item na estrutura deve ser representado por um Substantivo; A soma de Todos os Pacotes de Trabalho deve ser igual ao Escopo do Projeto.
Na prática
A principal saída das reuniões de planejamento é a WBS, neste evento é fundamental a decomposição junto as áreas/pessoas especializadas que terão algum envolvimento no projeto. Cabe ao Líder do Projeto levantar discussões para estruturar o documento de uma forma prática e completa, direcionando a equipe aos principais limites de escopo, prazo e custo do projeto. A EAP bem elaborada aumenta consideravelmente a facilidade de monitorar e controlar o Projeto.
Exemplo de WBS/EAP
Definições auxiliares
Decomposição: É a técnica de subdivisão das Entregas do Projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que o trabalho e as entregas estejam definidos ao nível de Pacote de Trabalho.
Pacote de trabalho: É o maior detalhamento da entrega, na qual o trabalho pode ser estimado de forma confiável, o nível de detalhe irá variar conforme o tamanho e complexidade do Projeto. Necessariamente será representado como um substantivo dentro da hierarquia.
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Termo De Abertura Do Projeto - TAP
Desenvolvido por Fernando Ramos
Publicado em 21 de Julho de 2018
Também conhecido como TAP, o Termo de Abertura é o documento que formaliza o início de um projeto, é ele que atribui ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Entende se como melhor prática que o gerente de projetos seja definido antes do início do planejamento e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto estiver sendo desenvolvido. Os métodos de seleção de projetos envolvem a medição do valor ou da atração para o proprietário ou patrocinador do projeto e podem incluir outros critérios de decisão organizacionais. A seleção de projetos também se aplica à escolha de formas alternativas de executar o projeto.
O desenvolvimento do termo de abertura do projeto trata principalmente da documentação das necessidades de negócios, da justificativa do projeto, do entendimento atual das necessidades do cliente e do novo produto, serviço ou resultado que deve satisfazer esses requisitos.
O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:
-
Requisitos que satisfazem as necessidades e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
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Necessidades de negócios, descrição de requisitos do produto/serviço para o qual o projeto é realizado;
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Objetivo ou justificativa do projeto;
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Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
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Cronograma de marcos sumarizado;
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Stakeholders do projeto e os seus papéis e reponsabilidades;
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Influência das partes interessadas;
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Organizações funcionais e sua participação;
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Premissas organizacionais, ambientais e externas (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos);
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Restrições organizacionais, ambientais e externas (fatores que limitam as opções da equipe);
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Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
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Orçamento sumarizado;
-
Riscos.
A consolidação dessas informações permitirá responder a questões como:
Como alcançar o objetivo do projeto?
Como deve ser feito?
Quem o vai fazer?
Quando deve ser feito?
Quando usar um TAP?
É importante que a TAP seja desenvolvida na fase de planejamento e início de cada projeto. Este documento permite elucidar os objetivos do projeto e quais as suas fronteiras, define o âmbito do projeto bem como o produto final.
Fonte: PMBOK 4ª Edição
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Similaridades e diferenças entre Escopo do Projeto e Escopo do Produto
Desenvolvido por Fernando de Medeiros
Publicado em 28 de Junho de 2018
Esse informativo tem o objetivo de exemplificar a diferença entre: Escopo do Produto e Escopo do Projeto.
Definição
Escopo do Produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.
Escopo do Projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.
Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004
Na prática
O Escopo do Projeto defere-se do escopo do produto na medida em que o Escopo do Projeto define o trabalho necessário para fazer o produto. O Escopo do Produto define o que será criado, ou seja, o resultado a ser entregue ao final do projeto. Por exemplo:
Escopo do Produto: “Implantação de 50 posições de trabalho do Cliente X no Endereço Y, serão dois departamentos implantadas em andares diferentes, 02 gerentes a cada 15 assistentes. A configuração das máquinas deverá ser Notebooks, 500Gb de HD com 4Gb de memória ram e...” ou seja, aqui é exposto de forma macro a expectativa do que deseja (o que será feito).
Outro exemplo pode ser um bolo de chocolate, características como sabor chocolate, cremoso, com cobertura de morango, recheio de leite condensado e pesando 500 gramas.
Escopo do Projeto: “Após reuniões de planejamento, identificamos que para instalar o software nos desktops serão necessários 3 analistas de infraestrutura, o Orçamento será apreciado no comitê em 10 dias. Enquanto a aprovação não ocorre, solicitaremos empréstimos dos desktops e 1 servidor Tipo 2 do projeto...” ou seja, aqui o líder definirá qual o esforço para entrega do produto solicitado (como será feito).
Buscando uma analogia ao bolo mencionado acima, o escopo do projeto serão os ingredientes e o modo de preparo.
Considerações Finais
Quando pensamos em Escopo do Produto, deveremos ter em mente as palavras “O que!”, pois o Escopo do Produto é o que iremos produzir/entregar. Por outro lado, quando pensarmos em Escopo do Projeto, deveremos nos remeter ao “Como!”, pois este é o trabalho do líder do projeto, pensar em como entregaremos aquele produto e/ou serviço, ou seja, quais são os recursos humanos e materiais utilizados, durante quanto tempo, gastando quanto, seguindo quais parâmetros de qualidade, pois o controle desses itens, sem dúvida alguma, maximizará a possibilidade de satisfação do cliente.
O Escopo do Produto deve estar claro para você, pois a especificação do produto/serviço deve ser uma entrada para seu projeto.
O Escopo do Projeto deve considerar a entrega exata do Escopo do Produto, algumas literaturas ainda reforçam que as entregas do Escopo do Projeto representam nem mais, nem menos que o produto/serviço descrito nas especificações.
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A Gestão de Projetos e a Engenharia: busca de melhoria contínua nos processos
Desenvolvido por Fernando de Medeiros
Publicado em 14 de Maio de 2018
O aumento da qualidade nos produtos e na prestação de serviços tem exigido das empresas e profissionais uma atuação continuada de inovação e organização na rotina do empreendimento. Se focarmos nossas atenções no tocante à organização e planejamento veremos que na maioria de nossas atividades estamos gerenciando ou inseridos em projetos, sejam eles de pequeno, médio ou grande porte. Mas o que podemos entender como projeto?
O conceito mais simples é que projeto reúne um grupo de atividades e tarefas com objetivos definidos e que buscam alcançar uma determinada meta, seja pessoal ou profissional.
A fase de concepção e planejamento de um projeto deve exigir grande esforço e envolvimento de especialistas, principalmente na sua análise de viabilidade econômica e técnica.
Essa etapa de elaborar projetos consiste em levantar todos os dados e cenários contextualizados e orientados aos objetivos que se busca alcançar.A gestão ou gerenciamento dos projetos preocupa-se em alinhar e conduzir de forma organizada e disseminada na organização as atividades e tarefas levantadas pela etapa de elaboração e planejamento do projeto. Conceitualmente significa a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir os requisitos do projeto.
Os empreendimentos de engenharia sempre se nortearam nos conceitos de administração geral e nas ferramentas de planejamento para otimizar seus processos e reduzir o dueto prazo-custo. Não só bastasse a característica técnica existente nestes empreendimentos o planejamento e ordenamento das tarefas sempre garantiu o sucesso das empreitadas, sejam projetos de construção, inovação, ampliação ou meramente organizacionais. Aplicar todas estas técnicas e habilidades no planejamento de atividades, no âmbito da engenharia, tem trazido satisfatórios resultados, obtidos principalmente de lições aprendidas, referenciais de custo-prazo, modelos de projetos e otimização dos recursos humanos e materiais.
Nos últimos 5 anos começamos a perceber a chegada do profissional de gestão de projetos, com habilidades diversificadas, conhecimento específico mas com visão generalista. O que se percebe é que as empresas estão requerendo cada vez mais perfis de profissionais contendo experiência e/ou aprendizado em Gerenciamento de Projetos, demonstrando a preocupação das organizações em otimizarem cada vez mais seus processos e custos.
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