Publicado em 13 de Abril de 2019

 

Apresenta o conceito das Partes interessadas (Stakeholders) no projeto.

 

 

Partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto.   A Figura abaixo ilustra a relação entre as partes interessadas e a equipe do projeto.

 

Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004

 

 

Desde o inicio do projeto, ou seja, desde a elaboração do “Termo de Abertura do Projeto” devemos nos preparar para o Gerenciamento das partes que são Afetadas, Envolvidas e/ou Influenciadas com o projeto, podendo cada qual atuar de forma positiva aos objetivos do projeto, mas também se posicionar de forma negativa, ou seja, ir contra aos objetivos do projeto. Faz total sentido nas reuniões de Planejamento alinharmos nosso “Plano de Comunicação” (documentos do projeto, periodicidade, canal, emissor e receptor) com os Stakeholders, e deixar transparente a responsabilidade de cada um no projeto. Na reunião de “Kick off” (apresentação do “Plano do Projeto” aos Stakeholders ratificando o inicio da Execução), devemos contemplar os representantes dos membros da equipe do projeto, e também de outras pessoas/grupos como o Patrocinador (Sponsor), Cliente Interno e Influenciadores.  E nos ciclos de Monitoramento e Controle dentre outros itens, devemos executar o plano previsto de comunicação para mantermos o alinhamento com todas as partes. Agindo dessa maneira estaremos realizando o Gerenciamento das Partes Interessadas e consequentemente aumentando a possibilidade de Sucesso no seu Projeto. Devemos lembrar que uma das características de qualquer projeto é a Elaboração Progressiva, isso significa que, gradativamente devemos levantar informações para gerenciar as partes interessadas. Sem dúvida alguma, essas mesmas informações são amadurecidas e incrementadas no decorrer do projeto, cabe a Você, o Dono do Projeto gerenciá-las. Veja através do Ciclo de Vida do Projeto os pontos relevantes para implantação deste processo.

 

 

 

As principais partes interessadas em todos os projetos incluem: 

 

• Gerente de projetos: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto. 

• Cliente/usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. 

• Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto. 

• Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do projeto. 

• Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos. 

• Patrocinador: A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espécie, para o projeto. 

• Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à aquisição ou ao uso do produto do projeto mas que, devido à posição de uma pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto.

 • PMO = EGP (Escritório de Gerenciamento de Projeto): O PMO poderá ser uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto.

  

 

A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.

 

 

Publicado em 07 de Dezembro de 2018

 

Você já ouviu falar em Tripla Restrição? E em Tripla Restrição Ampliada?

 

Gerencie seus projetos de uma maneira consistente, combinando áreas de conhecimentos vitais à condução de maneira efetiva.

 

 

Tripla Restrição é um termo que originalmente contempla custo, prazo e escopo. Uma definição mais avançada e ampliada também inclui qualidade, risco e satisfação do cliente (ou satisfação dos stakeholders). Fonte: Preparatório para o Exame PMP – Rita Mulcahy

 

 

É importante observar que no caso de mudança em um destes componentes, deve ser avaliado o impacto nos demais aspectos, por exemplo, é improvável que você possa reduzir ou aumentar seu escopo sem impactar no mínimo um dos seguintes itens: O cronograma (tempo); Os investimentos e/ou despesas do Projeto (custos); O mapeamento dos riscos; A definição dos parâmetros de qualidade; A satisfação dos envolvidos no projeto.  Outro exemplo é uma alteração no cronograma planejado, que também poderá interferir nos itens citados anteriormente e apresentados na figura abaixo.

 

 

Para efeitos práticos, utilizaremos no dia a dia a restrição tripla (custo, escopo e tempo). A qualidade, o risco do projeto e a satisfação do cliente também são afetados pelo balanceamento desses três fatores citados acima, sendo este conceito denominado restrição estendida ou ampliada. 

 

 

Publicado em 30 de Novembro de 2018

 

Apresento os pilares do gerenciamento de projetos: Escopo, Custo e Tempo (Duração ou Prazo), vejam abaixo o detalhamento deste tema.

 

 

É uma estrutura para a avaliação de demandas conflitantes. A restrição tripla é freqüentemente representada como um triângulo em que um dos lados ou um dos cantos representa um dos parâmetros que está sendo gerenciado pela equipe do projeto. Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004

 

 

É importante que o Líder do Projeto esteja atento aos pilares da gestão do projeto: Escopo, Custo e Tempo.  Obs: por questões de praticidade consideraremos que a gestão da qualidade é realizada na gestão de escopo do projeto. A viabilidade do projeto é identificada no planejamento do projeto na qual é importante a definição detalhada do escopo, custo e prazo (estabelecimento do trio de restrições).

 

 

Exemplo 1: Neste exemplo analisaremos um caso onde houve mudança de escopo: Se o escopo do projeto aumentar (após a aprovação do Comitê de Controle de Mudanças) o custo e / ou o prazo devem aumentar também.  Isto faz sentido! Se você tiver mais trabalho a acrescentar no seu cronograma, este trabalho necessitará de um custo (esforço) adicional e talvez de uma duração mais longa principalmente se as entregas adicionadas estiverem no caminho crítico.  Ao reduzir o escopo do projeto, o custo (esforço) e / ou o prazo podem diminuir ou aumentar, vejamos exemplo de uma redução do prazo no próximo quadro.

 

 

Exemplo 2: Neste próximo exemplo consideraremos que não houve nenhuma alteração de escopo no projeto: Para entregar o mesmo trabalho em menos tempo, o terceiro pé da restrição tripla (custos) deve aumentar para manter o contrapeso.  Isto também faz sentido! Você necessitará aumentar os custos (esforços) através de horas extras ou talvez alocando mais recursos para concluir mais cedo a mesma quantidade de trabalho. Portanto vamos ficar atentos para pequenas ou grandes solicitações do cliente, pois devemos sempre verificar o impacto no Escopo, Custo e Tempo. 

 

 

Agora começamos a entender o porquê, mesmo com um tempo definido, e o custo definido, se não existir um ESCOPO definido tudo pode ir por água a baixo. Uma verdade simples, mas que nem sempre é notada.

 

 

Publicado em 10 de Outubro de 2018

 

Veremos a seguir como distinguir Premissa e Restrição.

 

 

 

 

 

Por exemplo, premissas e restrições devem ser checadas pelo líder do projeto desde a documentação que inicializa um projeto, e em tempo de planejamento questionar as áreas especialistas para identificar as premissas e restrições das áreas, pois devem ser consideradas no escopo do projeto.  Atenção existe a possibilidade das premissas se tornarem um risco, portanto cabe a você líder do projeto monitorá-las.  

 

 

Os telefones são analógicos; A gravação é full time; Os operadores são bilíngües; O salário do operador é R$ X,XX; A taxa de ocupação é 2.0; A licença do software utilizado é do cliente; Retrieve de gravação seguirá os padrões internos; A manutenção do Front é realizada pelo Cliente; O Coordenador do departamento será Compartilhado conforme alinhado com Diretoria; A solicitação de investimento para o projeto será aprovada pelo Comitê de Aprovação de custos – esta premissa não é do projeto é da empresa.

 

 

50 aparelhos analógicos; Gravação full time em 50 PAs, além disso, deverá ser avaliado em outro projeto, pois não há portas disponíveis; Os operadores devem possuir 2º grau completo; A Janela para implantação é das 19h até 06hrs; Utilizar Windows XP com service Pack 2; O banco de dados possui disponibilidade para 30 pessoas logadas simultaneamente; O sistema operacional do servidor só entrará em produção após atualizações de Patches pela equipe de segurança da informação; Não haverá infra-estrutura para portadores de necessidades especiais; A cor das cadeiras adquiridas deve ser verde.

 

 

Publicado em 22 de Setembro de 2018

 

Você já organizou ou participou de uma Reunião de Kickoff do Projeto?

 

 

Uma reunião com todas as partes do projeto. É realizada no fim do grupo de processos de planejamento, antes do início do trabalho no projeto. Esta é uma reunião de comunicação e coordenação, para garantir que todas as partes estejam familiarizadas com os detalhes do projeto e com as pessoas que trabalham nele. Os tópicos podem incluir apresentações das pessoas, uma revisão dos riscos do projeto, o plano de gerenciamento de comunicações e um cronograma de reuniões. Fonte: Preparatório para o Exame de PMP – Rita Mulcahy, PMP  

 

 

Devemos realizar a reunião de kickoff do projeto ao final do planejamento oficializando o início de cada fase do projeto. Este evento é importante para informar detalhes do plano a ser executado, a responsabilidade de cada área especialista (membros da equipe do Projeto), apresentar o cronograma de entregas, reforçar o escopo, apresentar os riscos e demais parâmetros que fazem com que o projeto se mantenha dentro da expectativa.

 

 

 

 

 

Associe a Reunião de Kickoff como uma Preleção minutos antes do Inicio efetivo de uma partida de futebol. Até o devido momento, todo planejamento do que precisa ser executado deveria ter sido feito, foi decidido o custo em transporte, alimentação, hospedagem, entre outros para a partida, a tática de atuação, a escalação, definido as oportunidades e ameaças, normalmente a equipe faz uma integração, realizaram treinamentos (simulações para a execução), ou seja, foi executado tarefas para o potencializar a perfeita execução, e no caso do futebol, após a reunião de direcionamento o reforço do que precisa ser feito os jogadores entram em campo e começam a execução do plano pelo chute inicial.

 

Lembre-se, toda reunião tem sua respectiva Ata. Tenha sucesso no seu projeto realizando uma comunicação efetiva!